fungsi perencanaan & pengorganisasian

Pentingnya Perencanaan dalam Organisasi

Semua kegiatan manajerial didasarkan dengan rencana yang sudah ditetapkan. Rencana menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-kegiatannya akan diarahkan. Ini berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan semua rencana-rencana turunan adalah membantu pencapaian tujuan organisasi.

   Pengertian Perencanaan

Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan yang utama dalam setiap aktivitas-aktivitas administrasi. Perencanaan adalah dasar, landasan atau titik tolak dalam melaksanakan tindakan-tindakan administratif.

Di dalam perencanaan ilmiah dirumuskan dan ditetapkan seluruh aktivitas-aktivitas administrasi, sebab dalam perencanaan dirumuskan dan ditetapkan jawaban-jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tentang[1][1] :

a.         Apa yang harus dikerjakan (what must be done);

b.         Mengapa harus dikerjakan (why must be done);

c.         Di mana dikerjakan  (where will be done);

d.        Kapan akan dikerjakan (when will be done);

e.         Siapa yang akan mengerjakannya (who will do it); dan

f.          Bagaimana hal tersebut akan dikerjakan (how will it be done).

Unsur-unsur Perencanaan

Di bawah ini merupakan tata urutan unsur-unsur perencanaan yang merupakan sistematika berpikir dalam perencanaan.[2][2]

a.         Hasil akhir (the ends) yaitu spesifikasi dari tujuan perencanaan.

b.         Alat-alat (the means) yaitu meliputi pemilihan dari kebijaksanaan, strategi, prosedur, dan praktiknya.

c.         Sumber-sumber (the resources) yaitu meliputi kuantitas, mendapatkan dan mengalokasikan bermacam-macam sumber.

d.        Pelaksanaan (implementation) yaitu menentukan prosedur pengambilan keputusan dan cara mengorganisasikannya sehingga rencana tersebut dapat dilaksanakan

e.         Pengawasan (control) yaitu menentukan prosedur apa yang dilakukan dalam menemukan kesalahan, kegagalan daripada rencana dan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan untuk kelanjutannya.

  Prinsip-prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli. Salah satunya adalah A.M. Williams dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration”, yang menyebutkan bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi hal berikut.[3][5]

a.         Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas

Menurut prinsip ini tujuan organisasi harus jelas dan rasional, apa bertujuan untuk mendapatkan laba (business organization) ataukah untuk memberikan pelayanan (public organization). Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan struktur organisasi.

b.         Prinsip skala hierarki

Saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek

c.         Prinsip kesatuan perintah

Menurut prinsip ini, hendaknya setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, tetapi seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan.

d.        Prinsip pendelegasian wewenang

Hendaknya pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang kepada orang lain jelas dan efektif, sehingga ia mengetahui wewenangnya.

e.         Prinsip pertanggungjawaban

Dalam menjalankan tugasnya, setiap pegawai harus bertanggung jawab seluruhnya kepada atasan.

f.          Prinsip pembagian pekerjaan

Pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut.

g.         Prinsip rentang pengendalian

Bahwa jumlah bawahan yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi.

h.         Prinsip fungsional

Seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional, harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaanya.

i.           Prinsip pemisahan

Beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan kepada orang lain.

j.           Prinsip keseimbangan

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut.

k.         Prinsip fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri dan karena adanya pengaruh di luar organisasi sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

l.           Prinsip kepemimpinan

Dalam organisasi apa pun bentuknya diperlukan kepemimpinan atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan akivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakkan oleh pemimpin organiasasi tersebut.

http://rodlialramdhan.blogspot.co.id/2013/09/fungsi-perencanaan-dalam-organisasi.html

---

analisis & study kasus PIO (psikologi industri dan organisasi)

Ryan  adalah seorang karyawan, yang baru tujuh bulan bekerja disalah satu perusahan. Meskipun dia baru, dia adalah orang yang sangat rajin, baik, ramah, suka membantu dan akrab dengan teman-temannya. Dia sangat disegani oleh teman-teman kerjanya. Setiap tugas yang diberikan kepadanya selalu diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Bahkan, jika ada temannya belum selesai membuat laporan, Ryan pasti akan membantu dan tugas tersebut terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Itulah yang membuat Ryan disegani oleh teman-teman kantornya. Tapi, sikap yang ditunjukkan Ryan ini bukanlah suatu sikap yang ditunjukkan untuk berakting dan mencari muka atasan ataupun teman-temannya. Dia memang melakukan ini, karena kepribadiannya memang seperti itu. Kiki, yang adalah salah satu staf yang pernah dan bahkan sering dibantu oleh Ryan dalam menyelesaaikan tugasnya kemudian memperhatikan Ryan yang sedang melakukan tugas diruangnya dengan serius dan tekun, kemudian menghampiri Ryan dan mengobrol. setelah Ryan menyelesaikan tugasnya. Mereka kemudian menjadi sangat akrab. Dengan selalu memperhatikan Ryan yang selalu rajin datang kekantor dan tepat waktu dalam menyelesaikan tugasnya, Kiki kemudian pergi menemui menejernya. Dalam pembicaraan  yang merekabicarakan, Kiki membicarakan tentang sikap Ryan yang rajin dan tugasnya yang diselesaikan dengan baik dan memuaskan. Ratna, yang adalah Menejer personalia diperusahan itu kemudian mulai memperhatikan Ryan dan melihat bukti dari apa yang Kiki bicarakan. Berkat kerja keras Ryan, Ratna kemudian mengangkat Ryan menjadi salah asisten menejernya, dengan menaruh kepercayaan yang sangat penuh kepada Ryan. Kepercayaan yang kini diberikan Ratna membuat Ryan merasa senang, tapi tidak membuat nyaman jadi tinggi hati. Dan terbukti, semua tugas yang ditanggung jawabkan kepadanya selalu dipegangnya.

Astrid adalah salah satu staf yang sudah lama bekerja diperusahan itu. Dia merasa iri kepada Ryan yang mendapat perhatian penuh dan kemudian menjadi atasannya. Suatu hari, Ratna memberikan tugas kepada Astrid yang seharusnya laporan tersebut harus dimasukan keesokan harinya. Astrid hanya berfoya-foya dan menganggap remeh tugas yang diberikan. Malam harinya dia menyadari bahwa tugasnya harus dimasukkan esok hari. Dia kemudian merasa bingung karena tidak tahu harus menyelesaikan tugas tepat waktu. Kemudia Astrid menelepon Ryan dan membujuk Ryan untuk membantunya membuat tugas. Ryan akhirnya setuju dan membantu Astrid menyelesaikan tugasnya. Keesokan harinya, karena tidur sangat larut malam, Ryan terlambat datang kekantor, sehingga laporan yang harus dimasukan tepat waktu menjadi tertunda. Karena takut mendapat marah, Astrid mulai beralasan dan menyalahkan Ryan.  Dia kemudian menyalahkan Ryan didepan Ratna, dan menjelekkan nama Ryan. Astrid mengatakan bahwa Ryanlah yang memberi diri menyelesaikan laporan tersebut. Kemudian Ratna menjadi sangat marah kepada Ryan dan menegur Ryan. Ryan yang tidak tahu apa-apa hanya bisa diam dan mendengarkan atasannya. Setelah melihat kondisi suasana hati Ratna membaik, Ryan kemudian menjelaskan kepada Ratna apa yang sebenarnya terjadi. Dan Ratna mempercayai Ryan dan kemudian memanggil Astrid dan memberikan surat peringatan kepadanya karena telah melakukan kesalahan.

Peristiwa tersebut merupakan wujud telah memancingnya konflik dalam organisasi itu. Sebagai atasan yang baik dan bijaksana, Ratna telah melakukan kelalaian karena telah menuduh Ryan yang tidak bersalah, tapi bijaksana dalam memberikan hukuman dan peringatan kepada Astrid. Astrid yang merasa bersalah meminta maaf kepada Ryan dan kemudian mereka menjalin hubungan yang baik antar karyawan dan atasan.

Analisis kasus 

Solusi pada permaswalahan ini adalah kesalapahaman antara karyawan dengan manager,seharusnya manager mengedukasikan masalah ini dengan kepaladingin,karena tindakan manager seharusnya mencari asabab musabab kenapa bisa terjadinya masalah ini,tidak seharusnya Ryan yang baru memiliki kesalahan, manager langsung memarahi ryan,tindakan ini sanagtlah banyak di alami di beberapa perkantoran.,dan menurut saya manager pada saat memarahi ryan pribadi manager yg sedang  memiliki masalah eksnternal pada wktu tsb, sehingga manager terbawa  emosi karna masalah semakin bertambah dan dengan cara memarahi ryan, hal tsb bisa terluakan. Atau mungkin berkas yg seharusnya di kerjakan astrid sangatlah penting,sehingga ryan dengan bodohnya menerima tugas yg dilimpahan ke pada ryan,da tidak seharusnya ryan melakukan kesalahan tsb,sehingga pandangan manager menjadi murka terhadap ryan,karnamengakibatkan telatnya deadline.

Manager sebagai orang salah satu terpandang di kantor tsb,seharusnya tidak melakukan tindakan hal tsb,dan harusnya menyelesaikan masalah tsb dengan cara 4 mata,agar tidak terjadinya kesalahpahaman,

pengertian psikologi managemen

Ø Psikologi managemen

Psikologi managemen adalah bagaimana kita bisa mengatur waktu untuk bisa melakukan kegiatan kita dengan baik dan tepat waktu .

Kaitannya dengan psikologi:

            Dengan ditemukan dan dikembangkannya ilmu psikologi, diketahui bahwa unsur SDM ternyata  yang terpenting dari  modal kerja perusahaan manapun.

ilmu psikologi yg memang berpusat pada manusia, mampu mengintervensi berbagai faktor internal manusia seperti motivasi, sikap kerja, keterampilan, dsb dengan berbagai macam teknik dan metode, sehingga bisa dicapai kinerja SDM yang setinggi-tingginya untuk produktivitas perusahaan.

Ø Organisasi

Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama

•      Organisasi (Industri)

–     Dapat dipandang sebagai suatu sistem terbuka

–     Sistem dilingkupi  oleh suatu batas sistem

–     Proses timbulnya organisasi kerja/industri à

–     Berdasarkan suatu perencanaan

–     Mulai dari satu orang

–     Kelompok formal à diberi batasan yg berisi rincian tugas-tugas dan tanggung jwb tertentu.

•      Kelompok komando

•      Kelompok tugas

Kelompok informal à tidak diberi batasan oleh struktur organisasi dan terjadi secara spontan antara sejumlah tenaga kerja

Ø Fungsi kelompok bagi anggotanya

·         Dapat bertukar pikiran sesama anggotanya

·         Dapat memecahkan masalah bersama-sama

·         Dapat memberikan saran satu dengan yang lainnya

·         Dapat melengkapi kebutuhan satu dengan yang lainnya

Ø Fungsi perencanaan

•      yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat  untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

Ø Kegiatan dalam fungsi perencanaan

•      Menetapkan tujuan dan target bisnis

•      Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut

•      Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan

•      Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

Ø  Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi

•      Mengimplementasikan proses pada kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara lebih efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan

•      Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan yang di lakukan

•      Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

Ø  Fungsi pengawasan

Proses dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis.

Ø  Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian  berita dari seseorang kepada orang lainnya.

Unsur komunikasi:

–     Adanya pengirim berita

–     Penerima berita

–     Berita yg dikirim

•      Fakta dan informasi

•      Emosi

•      Fakta yg bercampur emosi

–     Media pengiriman