fungsi perencanaan & pengorganisasian

Pentingnya Perencanaan dalam Organisasi

Semua kegiatan manajerial didasarkan dengan rencana yang sudah ditetapkan. Rencana menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-kegiatannya akan diarahkan. Ini berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan semua rencana-rencana turunan adalah membantu pencapaian tujuan organisasi.

   Pengertian Perencanaan

Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan yang utama dalam setiap aktivitas-aktivitas administrasi. Perencanaan adalah dasar, landasan atau titik tolak dalam melaksanakan tindakan-tindakan administratif.

Di dalam perencanaan ilmiah dirumuskan dan ditetapkan seluruh aktivitas-aktivitas administrasi, sebab dalam perencanaan dirumuskan dan ditetapkan jawaban-jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tentang[1][1] :

a.         Apa yang harus dikerjakan (what must be done);

b.         Mengapa harus dikerjakan (why must be done);

c.         Di mana dikerjakan  (where will be done);

d.        Kapan akan dikerjakan (when will be done);

e.         Siapa yang akan mengerjakannya (who will do it); dan

f.          Bagaimana hal tersebut akan dikerjakan (how will it be done).

Unsur-unsur Perencanaan

Di bawah ini merupakan tata urutan unsur-unsur perencanaan yang merupakan sistematika berpikir dalam perencanaan.[2][2]

a.         Hasil akhir (the ends) yaitu spesifikasi dari tujuan perencanaan.

b.         Alat-alat (the means) yaitu meliputi pemilihan dari kebijaksanaan, strategi, prosedur, dan praktiknya.

c.         Sumber-sumber (the resources) yaitu meliputi kuantitas, mendapatkan dan mengalokasikan bermacam-macam sumber.

d.        Pelaksanaan (implementation) yaitu menentukan prosedur pengambilan keputusan dan cara mengorganisasikannya sehingga rencana tersebut dapat dilaksanakan

e.         Pengawasan (control) yaitu menentukan prosedur apa yang dilakukan dalam menemukan kesalahan, kegagalan daripada rencana dan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan untuk kelanjutannya.

  Prinsip-prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli. Salah satunya adalah A.M. Williams dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration”, yang menyebutkan bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi hal berikut.[3][5]

a.         Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas

Menurut prinsip ini tujuan organisasi harus jelas dan rasional, apa bertujuan untuk mendapatkan laba (business organization) ataukah untuk memberikan pelayanan (public organization). Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan struktur organisasi.

b.         Prinsip skala hierarki

Saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek

c.         Prinsip kesatuan perintah

Menurut prinsip ini, hendaknya setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, tetapi seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan.

d.        Prinsip pendelegasian wewenang

Hendaknya pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang kepada orang lain jelas dan efektif, sehingga ia mengetahui wewenangnya.

e.         Prinsip pertanggungjawaban

Dalam menjalankan tugasnya, setiap pegawai harus bertanggung jawab seluruhnya kepada atasan.

f.          Prinsip pembagian pekerjaan

Pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut.

g.         Prinsip rentang pengendalian

Bahwa jumlah bawahan yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi.

h.         Prinsip fungsional

Seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional, harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaanya.

i.           Prinsip pemisahan

Beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan kepada orang lain.

j.           Prinsip keseimbangan

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut.

k.         Prinsip fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri dan karena adanya pengaruh di luar organisasi sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

l.           Prinsip kepemimpinan

Dalam organisasi apa pun bentuknya diperlukan kepemimpinan atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan akivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakkan oleh pemimpin organiasasi tersebut.

http://rodlialramdhan.blogspot.co.id/2013/09/fungsi-perencanaan-dalam-organisasi.html

---